Angebote schreiben.
E‑Rechnungen versenden.
Erstelle Angebote, Rechnungen, E‑Rechnungen und Gutschriften in einem durchgängigen Ablauf. Kundendaten und Positionen bleiben erhalten, Dokumente lassen sich verwalten und bequem per E‑Mail versenden.
maschinenlesbar
Was macht USTAVO bei E‑Rechnungen?
USTAVO verbindet Angebot, Rechnung und Versand in einem nachvollziehbaren Ablauf. Bei einer hybriden E‑Rechnung wird die strukturierte XML direkt in die lesbare PDF eingebettet. So können Menschen die Rechnung ansehen und kompatible Systeme die Daten automatisch weiterverarbeiten.
Für Menschen lesbar
Die PDF zeigt Rechnung, Positionen, Steuerbeträge und Zahlungsinformationen in der gewohnten Darstellung.
Für Software lesbar
Der strukturierte Datensatz enthält die Rechnungsinformationen maschinenlesbar und ermöglicht die elektronische Verarbeitung.
Ein Dokument, zwei Ebenen
Im ZUGFeRD-Format werden PDF und inhaltlich entsprechende XML in einer PDF/A‑3-Datei zusammengeführt.
Vom Angebot bis zur versendeten E‑Rechnung.
Einmal erfasste Angaben werden weiterverwendet. Das reduziert Übertragungsfehler und spart wiederkehrende Arbeit – besonders bei ähnlichen Angeboten und Rechnungen.
Kunde auswählen
Kundendaten, Anschrift und Zahlungsinformationen zentral erfassen oder übernehmen.
Angebot erstellen
Positionen, Mengen, Preise, Steuersätze, Gültigkeit und Hinweise übersichtlich zusammenstellen.
In Rechnung umwandeln
Angenommene Angebote ohne erneute Eingabe als Rechnung weiterführen und bei Bedarf anpassen.
Angaben prüfen
Rechnungsnummer, Leistungsdatum, Steuerangaben, Zahlungsziel und Pflichtfelder kontrollieren.
E‑Rechnung erzeugen
Beim hybriden Format wird die strukturierte XML in die lesbare PDF/A‑3-Datei eingebettet.
Versenden & verwalten
Dokument bequem per E‑Mail versenden und Status, Fälligkeit und Verlauf im Blick behalten.
Aus einem Angebot wird mit wenigen Schritten eine Rechnung.
Statt Kundendaten und Positionen erneut zu übertragen, führst du den vorhandenen Vorgang weiter. Das schafft einen klaren Verlauf vom ersten Angebot bis zum abgeschlossenen Auftrag.
Professionelle Angebote
Leistungen, Mengen, Rabatte, Steuern und Hinweise nachvollziehbar darstellen.
Status nachvollziehen
Offene, angenommene und erledigte Vorgänge leichter auseinanderhalten.
Keine doppelte Dateneingabe
Kunde und Positionen aus dem Angebot in die Rechnung übernehmen.
PDF, ZUGFeRD und XRechnung – was ist der Unterschied?
Eine normale PDF ohne strukturierten Datensatz ist seit 2025 umsatzsteuerlich keine E‑Rechnung. E‑Rechnungen enthalten maschinenlesbare strukturierte Daten. Welches Format erforderlich ist, hängt von Empfänger und Anwendungsfall ab.
ZUGFeRD
Eine menschenlesbare PDF/A‑3 enthält zusätzlich den strukturierten XML-Datensatz. Geeignete Profile ab ZUGFeRD 2.0.1 können die Anforderungen der EN 16931 erfüllen.
- Lesbare PDF-Ansicht
- XML direkt in der Datei
- Automatisierte Verarbeitung möglich
XRechnung
Die XRechnung ist ein strukturierter XML-Standard, der besonders bei öffentlichen Auftraggebern eine wichtige Rolle spielt. Sie benötigt zur bequemen Sichtprüfung eine Visualisierung.
- Maschinenlesbares XML
- Aktuelle Spezifikation beachten
- Empfängervorgaben prüfen
Alle Dokumente und Vorgänge im Blick.
USTAVO bündelt Angebote, Rechnungen und Gutschriften in einer übersichtlichen Verwaltung. Du findest den jeweiligen Status schneller, erkennst Fälligkeiten und versendest fertige Dokumente direkt per E‑Mail.
Dokumente wiederfinden
Nach Kunde, Nummer, Datum und Status geordnet arbeiten.
Bequem per E‑Mail
Fertige Dokumente aus dem Vorgang heraus an den Empfänger senden.
Gutschriften und Korrekturen
Änderungen nachvollziehbar dokumentieren und strukturiert weiterführen.
Weniger Schreibarbeit. Mehr Übersicht.
Der größte Zeitgewinn entsteht nicht durch eine einzelne Funktion, sondern durch den durchgängigen Ablauf: Informationen werden einmal erfasst und an den nächsten Schritt übergeben.
Zeit sparen
Angebote nicht erneut als Rechnung abtippen und wiederkehrende Angaben weiterverwenden.
Fehler reduzieren
Weniger manuelle Übertragungen bedeuten weniger Zahlendreher und uneinheitliche Angaben.
Vorgänge nachvollziehen
Zusammengehörige Angebote, Rechnungen und Korrekturen leichter überblicken.
Direkt versenden
Dokumente ohne zusätzlichen Export- und Suchaufwand per E‑Mail weitergeben.
PDF + XML
Im hybriden ZUGFeRD-Format visuelle Rechnung und strukturierte Daten zusammenführen.
Vor Versand prüfen
Pflichtangaben, Steuersätze, Summen und Empfängervorgaben bewusst kontrollieren.
Seit 2025 gelten neue Regeln.
Inländische Unternehmen müssen grundsätzlich die technischen Voraussetzungen zum Empfang von E‑Rechnungen schaffen. Für die Ausstellung gelten Übergangsregelungen bis Ende 2027. Eine unstrukturierte PDF allein ist keine E‑Rechnung. Welche Pflicht im Einzelfall gilt, hängt unter anderem von Geschäftspartner, Umsatzart und Übergangsregelung ab.
USTAVO ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Prüfe vor dem Versand die aktuellen Vorgaben und die Anforderungen des Empfängers.
E‑Rechnung und Angebote einfach erklärt.
Kurze Antworten auf die wichtigsten Fragen rund um PDF, XML, ZUGFeRD, Angebote, Rechnungen und Versand.
Was ist eine E‑Rechnung?
Eine E‑Rechnung wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen. Die enthaltenen Daten lassen sich elektronisch und maschinell weiterverarbeiten. Eine reine Bild- oder PDF-Datei ohne strukturierten Datensatz erfüllt diese Definition nicht.
Ist eine normale PDF bereits eine E‑Rechnung?
Nein. Eine normale, unstrukturierte PDF gilt umsatzsteuerlich als sonstige Rechnung. Eine hybride ZUGFeRD-Rechnung kann dagegen eine PDF/A‑3 mit eingebetteter, strukturierter XML enthalten und bei geeignetem Profil die Voraussetzungen erfüllen.
Was bedeutet „XML in der PDF eingebettet“?
Die PDF ist die sichtbare Darstellung für Menschen. Zusätzlich steckt ein inhaltlich entsprechender XML-Datensatz in derselben PDF/A‑3-Datei. Kompatible Programme können diese strukturierten Daten automatisch auslesen.
Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?
ZUGFeRD ist typischerweise ein hybrides Format aus PDF/A‑3 und XML. Die XRechnung ist ein reiner XML-Standard und spielt besonders bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber eine wichtige Rolle. Maßgeblich sind stets der aktuelle Standard und die Vorgaben des Empfängers.
Kann ich ein Angebot direkt in eine Rechnung umwandeln?
Ja. USTAVO übernimmt Kundendaten und Positionen aus dem Angebot in die Rechnung. Vor dem Abschluss kannst du Nummern, Leistungsdatum, Steuerangaben, Zahlungsziel und weitere Angaben prüfen oder ergänzen.
Kann ich Rechnungen und Gutschriften verwalten?
Ja. Angebote, Rechnungen und Gutschriften lassen sich in USTAVO geordnet verwalten. Bei Korrekturen ist die steuerlich richtige Dokumentart wichtig; „Gutschrift“ hat im Umsatzsteuerrecht teilweise eine besondere Bedeutung.
Kann ich Dokumente per E‑Mail versenden?
Fertige Angebote und Rechnungen können bequem per E‑Mail weitergegeben werden. Bei E‑Rechnungen solltest du zusätzlich prüfen, welchen Übermittlungsweg und welches Format der Empfänger akzeptiert oder verlangt.
Welche Angaben sollte ich vor dem Versand prüfen?
Unter anderem Absender und Empfänger, Rechnungsnummer, Rechnungs- und Leistungsdatum, Leistungsbeschreibung, Nettoentgelte, Steuersätze, Steuerbeträge, Gesamtbetrag und Zahlungsinformationen. Je nach Fall können weitere Angaben erforderlich sein.
Muss jedes Unternehmen E‑Rechnungen empfangen können?
Inländische Unternehmer müssen grundsätzlich die technischen Voraussetzungen zum Empfang schaffen. Für bestimmte Rechnungen und Sachverhalte gelten Ausnahmen; für die Ausstellung bestehen Übergangsregeln. Prüfe deshalb immer die aktuell auf deinen Fall anwendbaren Vorgaben.
Garantiert USTAVO automatisch die rechtliche Richtigkeit?
USTAVO unterstützt bei Erstellung, Strukturierung und technischer Ausgabe. Die inhaltliche Richtigkeit, die Auswahl des passenden Formats und die Prüfung der aktuellen rechtlichen sowie steuerlichen Anforderungen bleiben in der Verantwortung des Rechnungsausstellers.
Angebote erstellen. Rechnungen versenden. Ohne Excel‑Chaos.
Teste USTAVO sieben Tage kostenlos und erlebe einen durchgängigen Ablauf von der Angebotserstellung bis zur E‑Rechnung.